Wprowadzone nie tak dawno na poziomie Unii Europejskiej przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które skrótowo określane są jako RODO, nakazują wyjątkowo restrykcyjnie troszczyć się o prywatność danych. Obowiązek ten spoczywa na administratorach danych osobowych, czyli podmiotach, które je przetwarzają. Podmiotem takim jest np. firma prowadząca wynajem mieszkań, gdyż przetwarza ona dane m.in. swoich klientów. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przepisy dotyczą jedynie danych osób fizycznych, nie uwzględniają natomiast podmiotów gospodarczych. Jak wdrożyć RODO w małej firmie, która wynajmuje mieszkania?
Każdy przypadek jest inny
RODO to ogólny zarys tego, jak należy postępować w kwestii ochrony danych osobowych. W zależności od charakterystyki każdego przypadku, konieczne jest wdrożenie nieco innych działań. Dlatego też warto skontaktować się ze specjalistami z dziedziny ochrony danych osobowych, aby mieć pewność, że wdrożenie przebiegnie sprawnie i przede wszystkim poprawnie. W tym miejscu natomiast możemy wymienić pewne działania, które zawsze są obowiązkowe. Mowa tutaj o sporządzeniu i podpisaniu odpowiednich dokumentów.
Niezbędne dokumenty
Przede wszystkim podmioty, których dane będą przetwarzane, powinny zostać o tym poinformowane. Wymagana jest pisemna zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto, administrator powinien również dostarczyć informację, jaka jest podstawa przetwarzania danych, czyli innymi słowy, do czego dane te są potrzebne.
W przypadku firmy wynajmującej mieszkania, przede wszystkim należy wskazać na konieczność sporządzenia i podpisania umowy. Do tego niewątpliwie dane najemcy są niezbędne. Ponadto, w grę wchodzą też obowiązki prawne administratora, takie jak wystawianie faktur, które nie mogą być dopełnione bez danych najemcy.
Kolejne niezbędne dokumenty, to umowy powierzenia z procesorami, czyli podmiotami zewnętrznymi, którym administrator przekazuje dane najemców. Mowa tutaj choćby o biurze rachunkowym, czy obsłudze IT firmy. Ponadto, warto również rozważyć podpisanie umów o poufności z pracownikami firmy.
